Unsere Kunden fokusieren sich auf Ihre Kernkompetenzen und wir auf unsere.


Ausschreibungsmanagement


Die Fremdvergabe von Logistikdienstleistungen bringt verschiedene Vorteile mit sich, sofern im Ausschreibungsprozess bereits auf wesentliche Themen wertgelegt wird, welche für den Zeitraum der Beauftragung wichtig sind. Die richtige Wahl eines Logistikdienstleisters, welcher die ausgeschriebenen Logistik-Kompetenzen beherrscht, ist essentiell. Schließlich werden mit der Logistik wichtige Handling-Prozesse einer Supply Chain ausgegliedert. Die Vergabe an einen LDL sieht einen transparenten, standardisierten und mehrstufigen Vergabeprozess vor. Die folgende Abbildung zeigt die Stufen eines Ausschreibungsprojekts und welche Tätigkeiten u. A. dahinterstehen.

 

Mehrstufiger Vergabeprozess





















Innerhalb dieser vier Stufen können wir die verschiedenen Projektbeteiligten wie Logistikplanung oder Einkauf beratend und/oder steuernd zur Seite stehen (Werkvertrag), oder die Tätigkeiten übernehmen (Arbeitnehmerüberlassung).

Wir bieten darüber hinaus über alle vier Stufen begleitendes Projektmanagement an, darunter fällt die Erstellung von Zeitschienen, das Meilenstein-Tracking, das Verfolgen von LOP-Listen, die Dokumentation von projektbezogenen Risiken, die Erstellung von Management-Präsentationen und die Reflektion durch Lessons-Learned Workshops.


Stufe 1: Konzept


Die Stufe 1 bildet mit der Definition des Logistikkonzepts (inkl. geschätztes Jahresvolumen, AVOB) und der Prämissen das Fundament für die darauffolgenden Stufen. Es werden Themen geklärt, wie u. A.:


- Vertragslaufzeit

- Betrieb in einer eigenen/fremden Halle

- Eigene Software/LDL-Software

- Mit/ohne Beistellung von Equipment

- 1-, 2- oder 3-Schichtbetrieb

- Einsatz von mehreren LDL für verschiedene Prozesse (z.B. Vollgut- und Leergutprozess getrennt)

- Zoll-Relevanz

 

Zum Teil erfordert dies Entscheidungen vom Management und sollte daher zeitlich berücksichtigt werden. Die Dokumentation der Prämissen können wir gerne übernehmen, und auch Untersuchungen der Auswirkungen von Prämissen können von uns durchgeführt werden. Als Vorbereitung für die weiteren Phasen sollte im Vorfeld eine Stakeholderanalyse durchgeführt werden, um die Experten für Prozesse, IT, Qualität etc. für die Prozess- und Lastenheft-Erstellung einbinden zu können.

 

Stufe 2: Ausschreibungsunterlagen und Vorbereitung Angebotsphase


Um einen geeigneten Dienstleister zu finden dienen in erster Linie ein detailliertes Lastenheft und ein Mengengerüst, welches den interessierten Dienstleistern zur Verfügung gestellt wird. Ein entscheidender Faktor ist auch die Aufnahme der ausschreibungsrelevanten Prozesse. Die Dokumentation und visuelle Darstellung von Prozessen ist, neben der Ausarbeitung des Lastenhefts, eine weitere Kompetenz der RLP GmbH. Weiterhin können wir Standards liefern zur Preisabgabe und zur detaillierten Kostenaufschlüsselung (Cost-Break-Down) um die Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten. Neben den einzelnen Preisen pro Prozess kann somit auch ein Vergleich der Kosten für Overhead, Flächen, Projektkosten, Arbeitskräte, Equipment, Versicherung u.v.m. herangezogen werden.


Die Vorbereitung einer standardisierten Vorgehensweise und Darstellung der Angebotsergebnisse (z.B. Kennzahlen) der einzelnen Bieter und dessen Entwicklung können bereits in Phase 2 von uns erstellt werden. In Stufe 2 können wir ebenso die Durchführung von Informationsveranstaltungen übernehmen. Des Weiteren können wir durch unsere Expertise wichtige Hinweise zu werksvertragskritischen Themen geben.

 

Stufe 3: Angebote und Verhandlung


Die Angebote der LDL sind qualitativ, technisch und kaufmännisch zu analysieren und zu bewerten. Die Erfahrungswerte und die Referenzen der Dienstleister gilt es zu prüfen und gegenüber zu stellen. Auch das angebotene Logistikkonzept ist zu plausibilisieren u. A. nach den Einsatzfaktoren Personal und Equipment. Innerhalb von Workshops gilt es mit den Dienstleistern das Prozessverständnis zu hinterfragen und zu schärfen. Die Vorbereitung und Moderation von Workshops können wir gerne übernehmen. Zu jeder Angebotsphase können wir die LDL-Angebote neutral bewertet und in einer übersichtlichen Form gegenübergestellt werden. Es erfolgt die Darstellung der Entwicklung der Angebotswerte eines LDL sowie die Vergleiche zu den weiteren Bietern. Der Ausschreibungserfolg wird dadurch transparent.


Exkurs Referenzkalkulation und Delta-Analyse innerhalb Stufe 3


Eine Methodik für die Bewertung der LDL-Angebote ist die Referenzkalkulation (REC) mit anschließender Ermittlung des Ziel-Vergabewertes. Wir können hierzu eine standardisierte Vorgehensweise liefern, welche für zukünftige Ausschreibungen genutzt werden kann (Cost-Break-Down, Referenzkalkulation, etc.).


Anhand der Mengengerüste inkl. aller Prozesse je Vergabepaket wird eine Referenzkalkulation (Idealzustand) erstellt. Der REC-Idealwert wird bei optimalen Prozessen und idealisierten Bedingungen berechnet und dient als Aufsetzpunkt der anschließend zu erfolgenden Herleitung des REC-Zielwertes. In der Referenzplanung werden bereits in Stufe 2 Einsatzfaktoren ermittelt, welche die Grundlage zur Ermittlung des REC-Zielwertes sind.  


Der REC-Zielwert beinhaltet die zusätzlichen Kosten, welche aufgrund von nicht idealen Verhältnisse (z.B. Prozesse oder Flächen) zum Tragen kommen, und somit einen realistischen Wert darstellt. Gegen diesen REC-Zielwert werden die Angebotswerte gegenübergestellt (Delta-Analyse). Daraus resultieren zwei Arten von Stellhebel, welche die unplausiblen Einsatzfaktoren und Angebotswerte offenlegen. Die von uns analysierten Stellhebel stellen einen enormen Mehrwert dar, da diese vom Einkauf in den Verhandlungen beim LDL angesprochen und diskutiert werden können, wodurch eine Annäherung des Angebots an den REC-Zielwert erzielt wird.

 

Stufe 4: Anlauf und Serienbetrieb (nach Vergabe)


Nach erfolgreicher Verhandlung und anschließender Vergabe erfolgt Stufe 4 mit dem Anlauf und Hochlauf des Betriebs. Auch hierzu können wir geeignete Schulungsunterlagen erstellen und im Projektmanagement das Projekt weiterbegleiten.

 

Im Hinblick auf den Startzeitpunkt des Auftrags ist zwingend Zeit für die Beschaffung für Equipment einzuplanen, da hierfür stets mit entsprechender Lieferzeit zu rechnen ist. Ebenso gilt es Zeit einzuplanen für die Akquirierung von Arbeitskräften.


Die RLP GmbH kann innerhalb eines Logistik-Ausschreibungsprojekts folgende Tätigkeiten anbieten:

 

Lastenheft- und Mengengerüsterstellung

Prozessdokumentation

Angebotsvalidierungen

Referenzkalkulation-Delta-Analyse

Begleitendes Projektmanagement


Für die Durchführung des Projekts werden wir ausschließlich RLP Projektingenieure einsetzen, welche über umfangreiche Erfahrung in Planung, Realisierung und Abwicklung von LDL-Ausschreibungen verfügen. Das bedeutet für Sie, dass die anstehende Aufgabe, wie in bereits vielen vergleichbaren Projekten, effizient bearbeitet wird.


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